Existe um detalhe aparentemente pequeno na forma de nomear projetos que pode mudar bastante a clareza mental que temos sobre aquilo que queremos realizar.

No GTD existe uma recomendação simples: todo projeto deve ter um verbo no nome. Isso acontece porque projetos não são coisas abstratas. Eles representam algum tipo de mudança que queremos ver no mundo. Algo que hoje está de um jeito e que queremos que esteja de outro.

Por isso o nome do projeto sempre precisa indicar uma transformação.

Muitas vezes fazemos isso usando um verbo no infinitivo. Algo como:

organizar viagem de férias
arrumar escritório
resolver documentos

Esses nomes funcionam bem. Eles indicam claramente uma ação que precisa acontecer. Muitas pessoas usam essa forma e trabalham perfeitamente assim.

Mas existe uma outra forma de nomear projetos que pode trazer ainda mais clareza. Em vez de usar o verbo no infinitivo, podemos usar o verbo na voz passiva, descrevendo o resultado como algo já realizado.

Aí o mesmo projeto passa a ser escrito assim:

viagem de férias organizada
escritório organizado
documentos organizados e arquivados

A diferença parece pequena, mas muda o tipo de imagem que se forma na nossa cabeça.

Na primeira forma estamos olhando para a ação que precisa ser feita.

Na segunda forma estamos olhando para o resultado que queremos ver no mundo.

E aqui entra um pequeno detalhe nerd da língua portuguesa que ajuda a entender por que essa forma funciona tão bem.

Na gramática, quando usamos algo como “escritório organizado” ou “documentos arquivados”, estamos usando o verbo em uma estrutura que expressa voz passiva. A voz passiva desloca o foco da frase para aquilo que recebeu a ação.

Quando dizemos “organizar escritório”, o foco está na ação de organizar.

Quando dizemos “escritório organizado”, o foco está no estado final do escritório depois que a ação aconteceu.

Perceba que o projeto passa a representar uma realidade concreta que podemos visualizar.

Esse detalhe muda bastante a forma como o cérebro entende o projeto. Em vez de apenas uma tarefa grande, ele se torna uma imagem clara de algo resolvido.

Esse raciocínio funciona para praticamente qualquer tipo de projeto.

planejar jantar com amigos
pode se tornar
jantar com amigos planejado

organizar documentos da casa
pode se tornar
documentos da casa organizados

resolver pendências financeiras
pode se tornar
pendências financeiras resolvidas

Em todos os casos, continuamos usando um verbo. O projeto continua representando uma mudança. A diferença é que estamos descrevendo essa mudança como algo já realizado.

Existe também um exemplo muito interessante que o David Allen comenta no livro Ready for Anything. Ele fala sobre esportes. Um jogador de beisebol, antes de tentar pegar a bola, muitas vezes consegue se visualizar fazendo aquele movimento com sucesso. Um jogador de golfe consegue imaginar a bola percorrendo o campo e entrando no buraco. Essa visualização do resultado final não é apenas um exercício mental curioso. Ela ajuda o cérebro a entender para onde estamos indo. Quando conseguimos ver o resultado com clareza, ficamos mais confiantes para dar o próximo passo. Algo parecido acontece quando nomeamos projetos dessa forma. Ao escrever “escritório organizado” ou “documentos arquivados”, estamos criando uma imagem mental do estado final. Essa imagem funciona quase como uma bússola. Ela orienta nossas decisões e torna a próxima ação mais natural.

Para visualizar melhor essa diferença, veja alguns exemplos simples de como um mesmo projeto pode ser nomeado de duas maneiras.

organizar viagem de férias
viagem de férias organizada

arrumar escritório
escritório organizado

resolver documentos
documentos organizados e arquivados

planejar jantar com amigos
jantar com amigos planejado

organizar arquivos digitais
arquivos digitais organizados

Perceba como, na segunda forma, sempre conseguimos imaginar a situação já resolvida. Existe uma imagem concreta daquilo que queremos ver acontecendo.

É importante dizer que as duas formas estão corretas. Não existe um jeito certo e um jeito errado de nomear projetos. Muitas pessoas preferem usar verbos no infinitivo e isso funciona muito bem.

A proposta aqui é apenas experimentar uma outra perspectiva.

Quando nomeamos projetos dessa maneira, começamos a pensar menos na atividade e mais na situação que queremos criar. O projeto deixa de ser apenas algo que precisamos fazer e passa a ser algo que conseguimos imaginar acontecendo.

E quando conseguimos visualizar o resultado, fica muito mais fácil perceber quais ações nos levam até ele.

No fundo, esse pequeno detalhe reforça uma ideia central do GTD.

Projetos não são tarefas grandes.

Projetos são resultados desejados que exigem mais de uma ação para acontecer.

E, às vezes, tudo começa com uma mudança muito simples: escolher palavras que descrevam o mundo como queremos vê-lo depois que o projeto estiver concluído.